Digitalisering verbetert
informatie uitwisseling
Digital information
• WAT HOUDT HET IN?
Digital information gaat over digitale informatie uitwisseling. Digitalisering maakt het mogelijk dat alle partijen in goederenvervoer, zoals verladers, vervoerders, expediteurs en terminaloperators met elkaar in contact kunnen staan. De voortschrijdende digitale informatie uitwisseling maakt het mogelijk dat transportmodaliteiten naadloos op elkaar aansluiten en nieuwe diensten en slimme toepassingen, zoals intelligente transportsystemen, structureel tot ontwikkeling komen. Producten, systemen of organisaties zijn interoperabel als ze zonder beperkingen samen kunnen werken. Goederenvervoer heeft veel belang bij interoperabiliteit en gestroomlijnde informatie-uitwisseling tussen alle partijen. Het stimuleert de efficiëntie van het goederenvervoer (Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, 2019).
Digitale informatie uitwisseling speelt ook een rol en neemt toe bij havenlogistiek en havenoperaties. De digitale ontwikkelingen die relevant zijn voor havens richten zich veelal op het verlagen van de transactie- en zoekkosten bij het boeken van de lading, het optimaliseren van havenoperaties van alle nautische dienstverleners, en het inzichtelijk maken van de status van lading en vervoersmodaliteiten. Het maakt de de havenprocessen efficiënter, effectiever en betrouwbaarder.
Digitale informatie uitwisseling vraagt om investeringen in digitale infrastructuur en de ontwikkeling van platforms en applicaties die de digitale diensten kunnen aanbieden (Ecorys, 2019 en Deltalinqs, 2020).
Met de Havennota 2020-2030 benoemt minister Van Nieuwenhuizen de uitdagingen voor de Nederlandse havens. De overheid en de havens kunnen samen inspelen op de uitwisseling van digitale informatie tussen havens, bedrijven en overheidsdiensten. Dit moet leiden tot nieuwe logistieke oplossingen en digitale innovaties. Denk aan een planning die dankzij extra data de aankomst- en vertrektijden van zeeschepen in de (Rotterdamse) haven optimaliseert en daarmee de uitstoot van schepen terugbrengt.
Digitale uitwisseling van informatie over lading, transportmodaliteiten of personeel helpt zee- en binnenhavens om de efficiëntie en de betrouwbaarheid te verbeteren. Bijvoorbeeld door bedrijfsprocessen naadloos op elkaar aan te laten sluiten en transportmodaliteiten effectiever in te zetten. Het draagt ook bij aan duurzaamheidsdoelstellingen, het verminderen van kosten en het creëren van een bepalende voorsprong in de concurrentie met buitenlandse havens. Een verdere digitale inrichting van de havenlogistiek biedt naar verwachting veel mogelijkheden voor het oplossen van knelpunten in de fysieke aan- en afvoer van goederen in havens (Rijksoverheid, 2020).
Digitalisering toepassen op internationaal niveau heeft wel uitdagingen zo vertellen twee experts van STC:
- “Uitdagingen binnen de digitalisering zitten in het feit dat het wereldwijd is. Je hebt wereldwijd met verschillende wetten van landen te maken.”
– Leon Den Breejen - “Het is ook de wetgeving die het tegenhoudt, de wetgeving van alle landen. De wetgeving in alle landen moet internationale digitalisering mogelijk maken.”
– Iris Nieuwpoort
• WAT VERANDERT ER?
Digitale informatie uitwisseling ondersteunt Transport en logistiek. Het heeft een grote impact op logistieke systemen en het werk van logistieke managers, planners en engineers. Een belangrijke technologische trend waar het bedrijfsleven nu middenin zit, is het beter benutten van de aangeschafte IT en datatechnologie. De basis hiervan is het digitaal maken van documentatie, bedrijfsprocessen en communicatie, waardoor het gemakkelijker is om data/informatie over te dragen en de keten transparanter wordt.
Digitale vrachtbrief
De overheden van Benelux gaven aan dat transporteurs ook gebruik zouden moeten maken van digitale vrachtbrieven. In de transport- en logistieke sector worden de papieren vrachtbrief en factuur steeds vaker vervangen door een elektronische variant. Informatie uitwisseling tussen opdrachtgevers, planning en chauffeurs gaat hiermee volledig digitaal. Chauffeurs worden uitgerust met een smartphone of tablet en communiceren realtime met de thuisbasis en opdrachtgevers. Informatie wordt niet alleen intern opgeslagen, maar iedereen werkt in de cloud en door middel van apps kan snel en vanaf meerdere locaties de benodigde informatie worden opgevraagd. Een paar jaar geleden werd dit nog nauwelijks toegepast maar inmiddels is dit de standaard. Zo vertelde Caroline Blom (TLN) in 2018: “Met de digitale vrachtbrief is informatie steeds meer digitaal beschikbaar en niet meer op papier: waarheen en naar wie de vracht gaat is in één app beschikbaar. De digitale vrachtbrief is efficiënt, alle informatie is altijd beschikbaar waardoor er minder boetes voorkomen.”
Samenhangend met de digitale vrachtbrief is de ontwikkeling van de boardcomputer. Met een boardcomputer komt de chauffeur in een meer digitale omgeving te werken. Alles wat je doet is inzichtelijk: zoals files, rij- en rusttijden. Deze informatie voorkomt bijvoorbeeld vermoeidheid. Ook is voor een planner inzichtelijk hoeveel langer een chauffeur er over heeft gedaan wegens bv files. De ‘jeu’ van het beroep verdwijnt ermee. Planners krijgen door constante informatiestromen binnen. Chauffeurs kunnen tegelijkertijd contact opnemen met de planner bij calamiteiten, waardoor de planning aangepast dient te worden. De relatie van de planner met de chauffeur lijkt te veranderen en te verschuiven van een functionele en/of hiërarchische (leidinggevende) rol naar een samenwerkingsrelatie met de chauffeur en een adviserende, faciliterende en coachende rol van de planner richting chauffeur. Deze trend is overigens al enige tijd gaande. Naast de planners, kunnen ook de klanten de chauffeurs steeds nauwlettender in de gaten houden. De chauffeur moet sterk rekening houden met het klantenbelang. Klanten stellen hogere eisen, bijvoorbeeld dat een chauffeur in een slottijd moet arriveren. Klantvriendelijkheid lijkt nog belangrijker geworden te zijn. De afweging tussen klantenbelang en snelheid verhoogt de werkstress (Erasmus).
Caroline Blom, TLN
Met de boardcomputer komt de chauffeur in een meer digitale omgeving te werken. Alles wat je doet is inzichtelijk: zoals files, rij- en rusttijden. Deze informatie voorkomt bijvoorbeeld vermoeidheid. Ook is voor een planner inzichtelijk hoeveel langer een chauffeur er over heeft gedaan wegens bv files. Nog niet iedere chauffeur is hier aan gewend en niet iedere chauffeur vindt dit fijn, met name de ‘oude garde’ niet, die zijn de vrijheid gewend van het beroep als chauffeur. De ‘jeu’ van het beroep verdwijnt ermee.
“De papierstroom is in de branche maritiem al langer ver geautomatiseerd. “Sinds kort is het mogelijk om in het wegtransport gebruik te maken van de elektrische vrachtbrief (e-CMR). Dat was in de zeevaart al eerder geautomatiseerd dan in het vrachtverkeer.”
– Kees Benning, STC
• WELKE VOORBEELDEN ZIJN ER UIT DE PRAKTIJK?
- Digitalisering is de overgang van informatie naar een digitale vorm. Een vorm die elektronische apparaten, zoals computers en smartphones, kunnen gebruiken. Dit begint bij KLG Europe al bij de ontvangst van transport- en warehouseopdrachten, de zogenoemde order-entry, via bijvoorbeeld de KLG web-portal. De gegevens vormen de basis van het digitale dossier, dat continu wordt aangevuld met nieuwe informatie van interne afdelingen en externe partners. Door deze werkwijze is alle informatie gebundeld en zijn zij in staat hun klanten en partners continu te informeren over de status van hun zendingen (KLG Europe, 2020).
- Port Community-systemen zoals Portbase zorgen ervoor dat logistieke bewegingen, processen en informatiestromen in en om de havens in steeds verdergaande mate digitaal zijn. Dit draagt onder meer bij aan een vlotte afhandeling van douaneformaliteiten en het optimaliseren van de logistiek in zeehavens (Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, 2020).
• WAT IS DE IMPACT VAN DIGITAL INFORMATION OP HET WERKVELD?
Werkzaamheden veranderen
De transformatie naar digitale informatie van documentatie, bedrijfsprocessen en communicatie heeft hoofdzakelijk invloed op het werk van kantoorpersoneel (SOOB, 2020).
Over het algemeen geldt dat digitale en computervaardigheden belangrijker wordt. Werkzaamheden veranderen per beroep binnen Transport en Logistiek. Hieronder twee voorbeelden van veranderingen door de transformatie naar digitale informatie:
- Vrachtwagenchauffeur: werkprocessen zijn meer gedigitaliseerd en digitale hulpmiddelen (zoals sensoren) ondersteunen het rijden. Bedrijven kunnen chauffeurs monitoren en beoordelen.
- Logistiek supervisor: maakt steeds meer gebruik van gedigitaliseerde administratie en data. Ook koppeling met systemen van klanten. Digitale en analytische vaardigheden nemen in belang toe. Creativiteit en probleemoplossende vaardigheden zijn nodig bij belemmeringen in de werking van de systemen (Sectorinstituut Transport en Logistiek, 2020).
Op het gebied van digitale informatie gaat het erover dat men de gegevens/informatie goed begrijpt en weet wat dat betekent qua werkzaamheden en het toepassen ervan. Niet iedereen hoeft zelf (alle) data (data entry) en gegevens in te voeren. Men moet het produceren en beheren van de taakgerichte werkzaamheden relevante informatie kunnen uitvoeren. Zo vertelt Leon Den Breejen (Haven logistiek, STC): “Moeten ze ook zelf de data/informatie invoeren? Dat ligt er een beetje aan op welke positie je zit. Softwaresystemen van samenwerkende bedrijven zijn nog lang niet met elkaar connected. Kijk, nu wordt nog op verschillende momenten, door verschillende partijen, data/informatie ingevoerd. Dezelfde data. Dat zie je steeds meer integreren, dat die data nog maar één keer aan het begin van de keten ingevoerd hoeft te worden.“
Planners staan in contact met andere planners, die informatie willen achterhalen of kunnen verschaffen. Planners moeten daarom snel kunnen schakelen en goed prioriteiten kunnen bepalen. Om niet constant achter de feiten aan te lopen, wordt een proactieve houding verwacht, zodat planners vooraf op eventuele knelpunten kunnen inspelen. De planner zorgt ervoor dat de chauffeur voldoende geïnformeerd is over alle aspecten van de rit, inclusief specifieke aspecten rond route, klant en ophaal- en afleveradres, zodat de chauffeur voor zo min mogelijk verrassingen komt te staan en zich kan concentreren op zijn hoofdtaak. Dit alles maakt het werk veeleisender en verhoogt de werkdruk. Daar moet een chauffeur mee om kunnen gaan (Erasmus).
Benodigde vaardigheden
Digitale informatie processen heeft een grote impact op logistieke systemen (ook havenlogistiek en -operations) en het werk van o.a. logistieke managers en planners. Dit vraagt om nieuwe vaardigheden en kennis van (toekomstige) professionals (Topsector Logistiek, 2020). Die vaardigheden betreffen het omgaan met de online systemen en het produceren en beheren van de informatie/data. Van planning, inkoop, leveranciersrelaties, kwaliteits- en voorraadbeheer tot magazijnoptimalisatie heeft men skills nodig op het gebied van digitalisering (Kennis DC logistiek, 2020).
Er is een actief om- en bijscholingsprogramma nodig om werknemers in de sector bewust te maken van de technologische veranderingen (o.a. digitalisering en data-analyse) (SOOB, 2020).
Onderdeel van de kennis en competenties is ook dat men weet hoe men storingen kan oplossen. Zo vertelt Hessel Visser: “Begrijpen hoe ze ermee kunnen werken, problemen oplossen als er problemen zijn en communiceren wie het wel technisch op kan lossen. Naast het kunnen begrijpen van hoe systemen werken moet men ook probleemoplossingen ter plekke kunnen uitvoeren bij storingen en het communiceren met degene die dan wel de zaken moet kunnen repareren en kunnen oppakken.”
INHOUDSOPGAVE TRANSPORT EN LOGISTIEK
